Как не провалить мероприятие: советы, которые действительно работают
Даже у опытных организаторов бывают накладки. Главное — понимать, что почти все риски можно предусмотреть.
Определите цели и держите их в фокусе
Организация ивента начинается задолго до первого звонка подрядчику. Ивенты не только про развлечение. Ключевая цель — достижение конкретных результатов.
«Самое важное — понять, зачем и для кого вы делаете мероприятие. Какой результат должен быть в итоге? Это может быть сплочение команды, повышение лояльности клиентов, выход на новую аудиторию или укрепление имиджа». Когда есть четкая цель — проще выбрать формат, локацию, придумать концепцию и выстроить программу. Без этого мероприятие рискует остаться просто «красивой картинкой без смысла», — Юлия Журавель, Директор клиентского сервиса emg.
Делайте ставку на системность, а не на авось
Профессиональный ивент включает в себя работу с надёжными партнёрами, прозрачный бюджет, продуманную логистику и чёткие договорённости.
Экономить можно, но только там, где это не бьёт по качеству. Сократили технику — рискуете срывом программы. Урезали состав команды — значит, кто-то будет работать на износ, а ошибки — неизбежны.
Также важно реалистично оценивать тайминг: даже небольшое мероприятие требует времени на подготовку, отработку и тестирование всех процессов. Никаких «авось успеем».
Площадка — это не просто стены
Выбор места — один из самых критичных пунктов. Идеальная локация должна быть удобной для гостей (доступная, понятная в навигации, комфортная), соответствовать формату мероприятия и быть технически оснащенной. Важно наличие гардероба, туалетов, рабочих зон, хорошей вентиляции, парковки или трансфера.
Также имеет значение репутация площадки. Иногда стоит заплатить больше, но быть уверенными, что всё пройдёт гладко и без сюрпризов.
«Хочу рассказать историю, которая произошла около семи лет назад. Сейчас такое, к счастью, уже маловероятно — рынок стал более зрелым, но тогда всё было иначе. Мы готовили крупное мероприятие на пару сотен человек.
Мероприятие планировалось на одной известной площадке в пределах Москвы, на берегу реки: Заключили договор, 100% предоплата — аренда, кейтеринг, обслуживание. Но буквально за полтора-два дня до мероприятия связь с площадкой резко прервалась. Мы поехали на место — площадка закрыта, внутри никого.
До события оставались сутки. Началась паника. Через знакомых и деловые связи нам удалось выйти на настоящего владельца площадки. Оказалось, что управлением занималась отдельная компания, а владелец, как это часто бывает, в операционную деятельность не вмешивался. Он даже не знал о происходящем.
Когда понял ситуацию, он повел себя крайне ответственно: из собственного кармана профинансировал все расходы, срочно собрал новую команду, нашел подрядчиков, закупил продукты, организовал персонал. Благодаря этому мероприятие состоялось, пусть и на пределе наших нервов.
Позже выяснилось, что директор управляющей компании просто собрал предоплаты с нескольких клиентов и скрылся. И даже при подписанном договоре от таких ситуаций не всегда удаётся защититься. Формально всё было на нашей стороне, но это не спасло бы нас, если бы не человеческий фактор — владелец площадки оказался ответственным и действительно заботился о своей репутации. Чтобы не оказаться в такой ситуации, лучше заранее узнать, что о площадке думают в индустрии — особенно если что-то вызывает у вас подозрения», — Алексей Герасимов, Управляющий директор направления событийного маркетинга emg.
Команда — залог успеха
Главное, чтобы руководитель проектов умел эффективно координировать работу всех участников проекта и создавать атмосферу сотрудничества и доверия. Коммуникация — язык решения проблем. Хорошие коммуникативные навыки важны, чтобы эффективно взаимодействовать с клиентами, поставщиками и членами команды.
«Даже самый креативный сценарий не сработает без чёткой и слаженной команды. Каждый участник проекта должен понимать свою роль и чувствовать ответственность. Руководитель — координирует, ассистент — обеспечивает процесс, менеджер — держит связь с клиентом. Любой контакт с заказчиком — это часть клиентского опыта, и важно, чтобы он был позитивным на всех уровнях», — Юлия Журавель, Директор клиентского сервиса emg.
Также не забывайте делиться опытом внутри команды: это помогает избежать повторения ошибок и выстраивать профессиональные стандарты. Регулярные встречи и обсуждения прошедших проектов — важный инструмент роста.
«Честно говоря, управление командой на крупных проектах — всегда непростая задача. Когда в работе участвует много людей, конфликты так или иначе возникают, даже если команда сплоченная и профессиональная. Это нормально. Но такие ситуации, как правило, сглаживаются за счёт уважения внутри коллектива и профессионализма. Если у команды есть доверие к лидеру, если все понимают общую цель, то любые рабочие напряжения решаются.
Лично у меня не было случаев, когда кто-то из внутренней команды просто выходил из проекта. Да, от коллег я слышал истории, когда человек буквально вставал в офисе, говорил «я пошел за кофе» — и больше его никто не видел. Такие вещи действительно случаются, особенно при высоком уровне стресса, но, к счастью, в моей практике подобного не было.
Всё начинается с правильного подбора людей. В нашей сфере не задерживаются те, кто не умеет справляться со стрессом или работать в условиях высокой ответственности. Команда на длинных и сложных проектах — это всегда отбор сильных: профессионально и психологически. Поэтому внутри команды любые конфликты — это рабочие моменты, а не драмы», — Алексей Герасимов, Управляющий директор направления событийного маркетинга emg.
Подрядчики: незаметные, но незаменимые
Лучшие подрядчики — это те, кто делает своё дело так, что вы даже не думаете о них во время мероприятия. Чтобы так и было, работайте с проверенными людьми, подписывайте четкие договоры (никаких «по договоренности сторон») и обязательно тестируйте всё, что возможно протестировать заранее.
Подрядчик должен быть частью команды, а не сторонним исполнителем, которого нужно постоянно контролировать. Тогда и вам будет легче, и результат будет стабильным.
Организация мероприятий всегда связана с привлечением большого количества поставщиков и фрилансеров, поэтому важно соблюдать несколько ключевых принципов для успешного сотрудничества. Во-первых, необходимо четко понимать свои ожидания от поставщика, формировать подробное техническое задание, уточнять все детали и исключать возможности для интерпретаций. Во-вторых, важно запрашивать портфолио и проводить встречи-знакомства, чтобы убедиться в профессионализме и подходе исполнителя.
Не стоит забывать и о рекомендациях — прислушивайтесь к отзывам коллег и проверенных партнеров. Также нельзя выбирать поставщика исключительно по цене, важно учитывать его опыт, вовлеченность и подход к работе. И, наконец, после завершения проекта всегда стоит собираться с командой и поставщиками, чтобы обсудить, что получилось хорошо, а что можно улучшить, и почему — это поможет улучшить процессы и выстраивать долгосрочные и взаимовыгодные отношения.
«С подрядчиками почти на каждом проекте случаются нестандартные ситуации, но хочу рассказать одну, которая особенно хорошо иллюстрирует важность человеческого фактора:мы реализовывали масштабный проект сразу в нескольких городах, и за техническую часть отвечал один ключевой подрядчик — технический директор всей конструкции. За день или два до финального монтажа в Москве он просто вышел из всех чатов и заявил, что больше не будет участвовать в проекте. Причина — выгорание, недовольство клиентом, просто «перегорел».
Пришлось в экстренном режиме искать замену, подключать нового специалиста, вводить его в курс дела — и всё это буквально накануне запуска.
Проект спасли, но это стоило много нервов и усилий. С тех пор я особенно внимательно подхожу к коммуникации внутри команды и с подрядчиками — наш бизнес во многом держится не только на процессах, но и на выстроенных отношениях и взаимном доверии», — Алексей Герасимов, Управляющий директор направления событийного маркетинга emg.
План Б — это не опция, а обязательный пункт
Что-то обязательно пойдет не так. Это может быть отмена спикера, технический сбой, опоздание трансфера или внезапный ливень. Задача организатора — быть готовым к этим ситуациям.
Главное — не паниковать. Только вы знаете, как всё должно было быть, а значит, у вас есть возможность сделать вид, что всё так и задумано. Гибкость, спокойствие и умение быстро приоритизировать задачи — ваша суперсила.
Главное правило — думайте как гость
На каждом этапе задавайте себе вопрос: удобно ли это гостю? Понятно ли, куда идти, что делать, как получить информацию? Комфортна ли навигация, еда, звук, атмосфера?
«Человекоцентричность — главный тренд в ивентах. Когда вы выстраиваете сервис вокруг человека, внимание к деталям становится естественным. А именно такие детали — удобная регистрация, приветливый персонал, продуманный маршрут, своевременная информация — формируют ту самую лояльность и желание вернуться», — Юлия Журавель, Директор клиентского сервиса emg.
Вдохновляйтесь, но не теряйте голову
Организация мероприятия — это не только про чек-листы. Это про азарт, гибкость, внимание и страсть к деталям. Это про креатив, который работает на задачу. Про готовность искать нестандартные решения и при этом держать план под контролем.
Когда у вас есть цель, опытная команда и уверенность в действиях — даже форс-мажор превращается в рабочую задачу.